보고서는 서면보다 어렵다

국세청에 들어와서 처음으로 보고서라는 걸 많이 접해보고, 작성도 해봅니다. 법률서면도 여전히 꽤 쓰고 여전히 어렵습니다. 그런데 보고서는 또 다른 영역의 글쓰기라 시행착오를 거치며 적응해나가고 있습니다.

보고서의 특징(법률서면과 차이점)은 대략 다음과 같이 정리됩니다.

1. 개조식 구조

보고서는 어미가 짧습니다. 이걸 개조식이라고 부릅니다. 이 글은 ‘~습니다’로 끝나는 서술식 구조입니다. 개조식의 어미는 ‘~함’ 이렇게 끝납니다. 아마 더 간결히 주요 내용을 전달하기 위해 개조식 방법을 쓰는 것 같습니다.

2. 분량

보고서는 대체적으로 분량이 짧습니다. 결재 위한 보고서는 거의 1장에 담아내는 것을 미덕으로 여기는 것 같습니다. 그래서 개조식 방법을 사용하는 것이죠.
분량이 짧은 이유는 관리자들이 보고 내용을 짧은 시간에 빨리 이해할 수 있게 하기 위함입니다. 관리자들은 하루에도 다양한 업무보고를 듣습니다. 이들은 보고서를 보며 짧은 시간에 내용을 파악하고, 관리자로서 판단을 내릴 수 있습니다.  

3. 내용구성

분량이 적고, 개조식 구조을 취하므로 내용구성도 문제점(원인)-개선방안-파급효과 3단 구성이 대부분입니다. 그리고 각 파트별 내용은 결과 위주로 최대한 간략하게 작성됩니다. 그 결과를 도출하는데 주요 근거로 사용한 자료는 마지막에 참고로 적상합니다.
가끔 독자의 이해력을 향상시키기 위해서 도표나 그림을 적절히 삽입하기도 하죠.

공무원 보고서를 쓰다보면 가끔은 너무 형식에 집착하는 것이 아닌가 느낄 정도로 형식적 사항을 수차례 수정하기도 합니다. 그렇지만 큰 조직의 커뮤니케이션 방법 측면에서 보면 언어의 문법을 통일적으로 유지하려는 목적으로 이해할 수 있습니다.